01
Streichen
Muss das überhaupt jemand tun?
Die billigste Automation ist die, die du nicht brauchst.
Weniger unnötige KI.
Mehr Umsatz.
Kein KI-Hype: Deine Abläufe werden aufgeräumt, Geldlecks geschlossen und nur automatisiert, was Umsatz bringt und Zeit spart.
+4
Für sieben Betriebe gebautKunden mit zusammen über 180.000 Followern
Was bei einem Kunden nach anderthalb Wochen lief.
Hör es von Hannes selbstZum Kundenvideo · Hannes Gerlach, Flow Effect
0 €
an Abschlüssen aus Kontakten, die schon abgeschrieben waren. Hannes Gerlach, Flow Effect, 1.000 Kontakte ohne Status.
0 h pro Woche
gingen vorher fürs Suchen drauf. Zwei Stunden am Tag, um den Stand eines Kontakts zu finden. Jetzt: null.
1,5 Wochen
vom ersten Gespräch bis zum laufenden System. Kein Workshop, keine Folien.
Hannes Gerlach
Eike Friedrich
Christopher Osei
René Zegnotat
ADM Gruppe
Deutsche Wohninvest
Teaching Finance
Dein Betrieb wächst nur so schnell, wie du selbst Zeit hast.
„Ich komme zu nichts."
„Das steht irgendwo in einer Mail."
„Die Zahlen mache ich am Wochenende."
0×
so viel Arbeitszeit geht bei Solo-Selbstständigen für Verwaltung drauf wie bei Firmen ab 50 Leuten. Die haben dafür Personal. Du machst es selbst. Und da sind Nachfassen, Unterlagen und Postfach noch gar nicht mitgezählt. Quelle: KfW Research, Mittelstandspanel 2025.
Rund 32 Stunden im Monat. Rechne sie mit dem, was dir eine Stunde Kundenarbeit bringt. Bei 150 € sind das 4.800 € jeden Monat, die du gegen Papierkram tauschst statt gegen Kundengespräche.
So läuft es heute
- −Anfragen in fünf Postfächern. Beantwortet, wenn du reinschaust.
- −Neue Kunden starten holprig. Zugänge, Unterlagen und Termine klärst du einzeln per Nachricht.
- −Jeder Auftrag läuft anders. Wo er gerade steht, weißt nur du.
- −Die Zahlen stehen in fünf Tools. Am Monatsende trägst du sie von Hand zusammen.
So läuft es in 90 Tagen
- +Jede Anfrage bekommt sofort eine Antwort und wird nachgefasst, bis ein Termin steht.
- +Neue Kunden werden sauber geonboardet. Vertrag, Zugänge, Unterlagen und Kickoff laufen automatisch.
- +Jeder Auftrag läuft nach demselben Ablauf. Dein Team weiß, was dran ist, ohne dich zu fragen.
- +Umsatz, Anfragen und Auslastung liegen jeden Montag fertig vor dir.
Wo bleibt bei dir Geld liegen?
Erstgespräch buchenErst der Prozess. Dann die KI.
Bevor ich etwas automatisiere, geht jede Aufgabe durch vier Fragen. Oft ist schon nach der zweiten klar: Die Aufgabe fällt weg oder wird einfacher.
02
Vereinfachen
Geht es mit weniger Schritten?
Weniger Tools, weniger Übergaben, weniger Stellen, an denen etwas liegen bleibt.
03
Automatisieren
Läuft es jedes Mal gleich ab?
Dann erledigt es ein Programm. Jedes Mal gleich, ohne dass jemand daran denken muss.
04
KI, nur hier
Muss etwas geschrieben oder eingeschätzt werden?
Nur dann kommt KI dazu. Und nur, wenn es sich messbar rechnet.
Manchmal ist die Antwort: Dafür gibt es ein fertiges Tool für 40 Euro. Nimm das.
Das hast du nach dem Prozess-Check in der Hand.
Der Prozess-Check ist die Bestandsaufnahme am Anfang und dauert ein bis zwei Wochen. Ich schreibe alle Aufgaben auf, die sich in deinem Betrieb wiederholen, und rechne aus, was sie dich kosten.
Heraus kommen die drei bis fünf Stellen, an denen du am meisten Zeit oder Geld zurückholst. Und eine Liste mit allem, was du nicht anfassen musst.
Nicht gebaut, weil nicht gebraucht: Chatbot, KI-Assistent, Dashboard, eigene App.
Prozess-Check · ErgebnisBeispiel
Deine drei größten Hebel
- 1Vertrieb und Nachfassen10 h / Monat
- 2Onboarding neuer Kunden6 h / Monat
- 3Reporting und Auswertung5 h / Monat
Zusammen21 Stunden im Monat
Nicht anfassen
- Terminbuchung: gibt es fertig für 40 €
- Wochenmeeting mit dem Freelancer: streichen
Was du jeden Monat bekommst.
- 01
Einen neuen Ablauf, der ohne dich läuft. Ich baue ihn, teste ihn mit deinen echten Daten und erkläre ihn dir. Wir fangen immer mit dem an, der dich gerade am meisten kostet.
- 02
Ich halte alles am Laufen. Änderst du dein Angebot oder ein Tool, passe ich die Abläufe an. Hakt etwas, kümmere ich mich darum.
- 03
20 Minuten pro Woche mit mir. Dazwischen erreichst du mich direkt, Antwort werktags innerhalb von 24 Stunden.
- 04
Einen Monatsbericht auf einer Seite. Gesparte Stunden, Anfragen, Termine, Abschlüsse. Was gelöst ist und was als Nächstes kommt.
Steht der erste Ablauf nach Monat eins nicht, zahlst du Monat zwei nicht.
Was das ersetzt.
Die Alternative ist nicht „nichts tun“. Die Alternative ist eine Stelle ausschreiben, eine Agentur beauftragen oder es weiter selbst machen.
Eine Assistenz macht die Arbeit von Hand, kostet jeden Monat und kann kündigen. Eine Agentur rechnet Stunden ab und baut ein Projekt, das irgendwann endet.
Ich baue jeden Monat den Ablauf, der dich gerade am meisten kostet, und halte ihn danach am Laufen. Nach einem halben Jahr läuft nicht eine Automatisierung, sondern ein System: Vertrieb, Onboarding, Fulfillment und Reporting greifen ineinander.
Gemessen wird nicht, wie viele Stunden ich arbeite. Gemessen wird, wie viel Zeit und Umsatz du jeden Monat zurückbekommst.
In diesen vier Bereichen verlieren Agenturen, Creator und Online-Unternehmer die meiste Zeit. Wir fangen dort an, wo es bei dir am meisten kostet.
Vertrieb
Keine Anfrage wartet auf dich.
- 42 Stunden
- braucht ein Betrieb im Schnitt, bis er auf eine Online-Anfrage antwortet, wenn er überhaupt antwortet. Wer in fünf Minuten antwortet, erreicht den Kunden 21-mal so oft. Quellen: Harvard Business Review 2011, 2.241 Firmen · Lead Response Management Study, MIT und InsideSales 2007.
- Was ich baue
- Nachfassen, das von allein stoppt, sobald jemand antwortet. Offene Angebote und alte Kontakte einmal durchgehen, oft liegt das Geld schon da. Sofortantwort mit zwei Terminvorschlägen. Erinnerungen vor dem Termin. Eine Tagesliste statt Suchen.
Onboarding
Neue Kunden starten sauber, ohne dass du hinterherläufst.
- Jeder Zweite
- wechselt nach einer einzigen schlechten Erfahrung den Anbieter. Quelle: Zendesk CX Trends 2023. Und die passiert oft gleich in den ersten Wochen.
- Was ich baue
- Nach dem Ja läuft alles von allein: Willkommensnachricht, Vertrag, Rechnung, Zugänge, Unterlagen-Checkliste und Kickoff-Termin. Erinnerungen gehen raus, bis alles da ist. Du siehst auf einen Blick, welcher Kunde wo steht.
Fulfillment
Jeder Auftrag läuft gleich gut, auch ohne dich.
- 60 Prozent
- ihrer Zeit verbringen Wissensarbeiter mit Arbeit über die Arbeit: Nachrichten, Abstimmung, Suchen. Quelle: Asana, Anatomy of Work Index.
- Was ich baue
- Aus jedem neuen Auftrag entstehen die Aufgaben automatisch, mit Frist und Zuständigem. Übergaben ans Team oder an Freelancer laufen ohne Nachfragen. Dein Kunde bekommt sein Status-Update, ohne dass du es schreibst.
Reporting
Deine Zahlen liegen jeden Morgen bereit.
07:00 · Anfragen der letzten sieben Tage
Gestern: 4 Anfragen · 2 Termine · 1 Abschluss
- 32 Stunden
- im Monat gehen in kleinen Betrieben allein für Bürokratie drauf. Quelle: KfW Research, Mittelstandspanel 2025.
- Was ich baue
- Jeden Morgen eine Nachricht mit den Zahlen aus allen Tools: Anfragen, Termine, Abschlüsse, Umsatz. Einmal pro Woche ein Bericht, der zeigt, was läuft und was hängt. Auch die Berichte an deine Kunden entstehen von allein.
Nach 90 Tagen laufen drei Abläufe ohne dich.
Woche 1 bis 2
Prozess-Check
Eine Stunde mit dir, danach stehen alle wiederkehrenden Aufgaben auf einer Liste. Ergebnis: drei bis fünf Hebel, je mit Effekt in Stunden oder Euro, und alles, was du nicht anfassen musst. Die Reihenfolge legen wir zusammen fest.
Monat 1
Der Ablauf, der am meisten kostet
Bei den meisten ist das der Vertrieb: Jede Anfrage wird beantwortet und nachgefasst, bis ein Termin steht. Der Ablauf läuft nach zwei Wochen, ist mit echten Daten getestet und in einem 15-Minuten-Video erklärt.
Monat 2
Der zweite Hebel
Zum Beispiel das Onboarding: Vom Ja bis zum Kickoff läuft alles automatisch, Vertrag, Zugänge und Unterlagen inklusive. Oder das Fulfillment, je nachdem, was bei dir mehr bringt.
Monat 3
Der dritte Hebel
Zum Beispiel das Reporting: Umsatz, Anfragen und Auslastung kommen jeden Montag von allein, ohne dass jemand Zahlen zusammensucht. Der Monatsbericht zeigt, was die drei Monate gebracht haben.
Welcher Ablauf kostet dich gerade am meisten?
Erstgespräch buchenZwei Kunden erzählen selbst.
Flow Effect · CRMnach dem Umbau
Zurückgeholt aus Kontakten, die schon abgeschrieben waren
rund 0 €
1.000 von 1.000Kontakten haben jetzt einen Stand
0 statt 2 StundenSuchen pro Tag
Hannes Gerlach, Flow Effect · Kundendaten 2025, mit Freigabe · Namen geschwärzt
Hannes Gerlach, Flow Effect
Viele Deals in der Pipeline, aber niemand wusste, welcher gerade offen ist. Heute hat jeder Kontakt einen Stand, und jeden Morgen liegt eine Liste bereit, wer dran ist.
„Ich hab bestimmt über 50.000 Euro in drei, vier Monaten verloren. Als wir im Call waren, hast du ganz genau gefragt, wie der Prozess hier aussieht. Da wusste ich: Der weiß, wovon er redet.“
Hannes Gerlach im Video
der.finanzstuermer · Finanzkompasslive seit 09/2026
Von der Eintragung bis zur Anfrage auf Eikes Handy
Sekunden
1 Wegstatt DMs, Mails und Formular
0 Handgriffevon der Eintragung bis zum E-Book
Eike Friedrich, der.finanzstuermer · Landingpage, E-Book und Auslieferung · Uhrzeiten als Beispiel
Eike Friedrich, der.finanzstuermer
60.000 Follower, Anfragen aus DMs, Mails und dem Formular. Ich habe seine Landingpage und das E-Book „Der Finanzkompass“ gebaut und alles miteinander verbunden: Wer sich einträgt, bekommt das E-Book per Mail, und Eike hat die Anfrage Sekunden später auf dem Handy.
Wo liegt bei dir der erste Hebel?
Erstgespräch buchen
Du redest mit dem, der baut.
Max Vöhringer, Gründer von VöhringerSolutions, Mannheim. 2025 war ich bei Teaching Socials, der Personal-Branding-Agentur hinter Teaching Finance, und habe dort an Webseiten mit Conversion-Fokus und an der Kundenprofilierung im CRM mitgearbeitet. Dabei habe ich von innen gesehen, wie Berater, Coaches und Creator ihr Geschäft betreiben, vom Reel bis zum Abschluss. Seitdem baue ich für genau solche Betriebe, bisher für sieben.
Keine Agentur, kein Account-Manager. Wer im Erstgespräch mit dir spricht, baut das System und betreibt es danach. Alles läuft auf deinen Konten und bleibt bei dir.
Erst der Prozess. Dann die KI.
So fängt es an.
1
Erstgespräch
30 Minuten per Video. Du erzählst, wie dein Betrieb läuft. Ich sage dir, wo Zeit und Geld liegen bleiben. Oder dass sich ein Umbau bei dir nicht lohnt.
2
Prozess-Check
Ein bis zwei Wochen. Danach hast du die drei bis fünf größten Hebel auf einer Seite, je mit Effekt in Stunden oder Euro. Wird bei Start der Betreuung voll angerechnet.
3
Laufende Betreuung
Danach der Fahrplan von oben: jeden Monat ein Ablauf, der ohne dich läuft. Ich baue, betreibe und pflege. Du gibst 20 Minuten pro Woche. Drei Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar.
Fragen vor dem Erstgespräch.
Kann das nicht meine Assistenz oder ein Freelancer?
Einzelne Texte, ja. Ein Freelancer baut dir das Nachfassen einmal und ist weg. Sobald sich dein Angebot, dein Tool oder dein Funnel ändert, steht es still. Eine Assistenz macht die Aufgabe jede Woche wieder. Ich sorge dafür, dass sie wegfällt, und halte es am Laufen, wenn sich etwas ändert. Was keine festen Regeln hat, bleibt bei dir oder deiner Assistenz. Dafür hat sie dann Zeit. Zum Vergleich: Eine Assistenz in Vollzeit kostet mit Nebenkosten schnell 3.500 € im Monat, dazu Einarbeitung, Urlaub und Kündigungsfrist. Und sie macht die Arbeit trotzdem von Hand.
Brauche ich ein neues CRM?
Meistens nicht. Ich arbeite mit dem, was du hast, und räume erst auf.
Ist das KI?
Selten. KI kommt nur rein, wo etwas geschrieben oder eingeschätzt werden muss und es sich messbar rechnet. Die meisten Probleme lassen sich mit einem besseren Ablauf lösen.
Warum monatlich und nicht als Projekt?
Weil ein Projekt endet und sich danach niemand mehr um das System kümmert. Bei dir ändert sich ständig etwas: neues Angebot, neues Tool, neuer Funnel. Dafür bin ich da. Und steht der erste Ablauf nach Monat eins nicht, zahlst du Monat zwei nicht.
Was, wenn bei mir nichts zu holen ist?
Dann sage ich dir das im Erstgespräch. Ich verkaufe keinen Umbau, der sich nicht rechnet.
Wie viel Zeit kostet mich das?
Eine Stunde zum Start, danach 20 Minuten pro Woche. Du entscheidest, ich baue und betreibe.
Was, wenn du ausfällst oder wir aufhören?
Alles läuft auf deinen Konten, in Tools, die es am Markt gibt: dein Mail-Tool, dein CRM, Make oder n8n. Jeder Ablauf ist mit einem kurzen Video dokumentiert. Du oder jemand anderes kann ihn übernehmen. Nichts hängt an mir.
Wo bleibt bei dir Geld liegen?
30 Minuten, dann weißt du es.
Für Betriebe mit laufendem Geschäft, die an ihrem Inhaber hängen. Für den ganz frischen Start ist es noch zu früh.